Emissão de CT-e via digitação

Temos novidades no InvoiCy! Agora é possível emitir CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) por meio de digitação. De forma fácil, rápida e sem a necessidade de utilização de outros sistemas. 

Confira a seguir um passo a passo para realizar a emissão de CT-e com o InvoiCy.

1 – Cadastro de Séries

Antes de iniciar a emissão de CT-e via digitação com o InvoiCy, é necessário cadastrar a(s) série(s) que será(ão) utilizada(s) para a emissão dos documentos. Para isso, acesse o Painel de Controle do InvoiCy, no grupo “Empresa” e localize a opção “Séries”, conforme imagem abaixo.

Será exibida a tela de “Consulta de Séries” e nela há uma opção “Nova série” que dará acesso à tela para inserir os dados do cadastro.

Na próxima tela, deve ser informado o número da série, o modelo do documento que vai utilizá-la, o último número de documento já emitido com esta série, se for o caso e também deve ser informado ao InvoiCy se esta será a série padrão a ser utilizada ou não.

2 – Cadastro de Pessoas

Depois disso, recomendamos também que seja realizado previamente o cadastro dos envolvidos no transporte, como Remetente, Recebedor, Expedidor, Destinatário e Tomador do serviço. Esse cadastro poderá ser realizado por meio da opção “Pessoas”, no grupo de “Configurações de digitação” que está disponível no Painel de Controle do InvoiCy.

Ao clicar na opção “Pessoas”, será exibida a tela de “Consulta de Pessoas”, que irá mostrar os cadastros já realizados, caso houver. Nessa tela estão disponíveis duas opções para incluir dados no cadastro: “Nova pessoa”, que deverá ser usada para informar manualmente os dados na tela de cadastro e “Importar pessoas”, que permite importar dados do Emissor Gratuito do SEBRAE. 

Para incluir um novo registro basta acessar a tela de cadastro, clicando no botão “Nova Pessoa”. Depois, é necessário preencher as informações solicitadas, atentando para os campos que são obrigatórios. 

Após inserir todos os dados para o cadastro, caso o usuário tiver acesso a outras empresas, como filiais, por exemplo, poderá escolher se esse cadastro será compartilhado entre elas, bastando para isso ir na opção ”Selecionar Empresas” e escolher qual(is) terão acesso aos dados da pessoa cadastrada.

Ao finalizar o cadastro basta salvar as informações, a partir desse momento o InvoiCy poderá exibir os dados da pessoa cadastrada no momento da digitação do CT-e.

Com esse recurso, é possível cadastrar os dados dos envolvidos uma única vez, e posteriormente, ao emitir um novo CT-e, basta selecionar nos campos correspondentes às partes envolvidas e as informações serão preenchidas automaticamente, poupando tempo e evitando erros de digitação.

3 – Emitindo um CT-e

Ao acessar o sistema, caso sua empresa possua licença ativa para a digitação de CT-e, será exibida a opção “Emitir” no menu à esquerda.

Clicando sobre a opção “Emitir”, será exibida a tela de “Documentos em digitação”. Essa tela irá listar todos os documentos que foram iniciados, porém, por algum motivo não foram finalizados e enviados à SEFAZ.

Caso houver documentos nessa situação, será apresentada uma opção de “Editar”, que irá abrir a tela de digitação para que seja finalizada a emissão do documento. Conforme imagem a seguir.

Para iniciar a emissão de um documento há duas opções: 

• Emitir CT-e: que dá acesso à tela onde devem ser preenchidas as informações do CT-e; 
• Reutilizar dados –  permite selecionar um documento já emitido para ser usado como base para um novo, permitindo a reutilização de dados e agilizando a emissão. Ao escolher essa opção, será aberta uma nova tela onde deve ser selecionado o CT-e a partir do qual os dados serão reaproveitados. Conforme mostra a imagem abaixo.

Clicando no ícone destacado, será exibida a tela de digitação de documentos com todos os dados do CT-e selecionado já preenchidos, permitindo alterar o que for necessário e continuar a emissão de um novo documento.

Para emitir um novo documento sem reutilizar dados de outro CT-e, é preciso acessar a tela de digitação via botão “Emitir CT-e”. Conforme mostra a imagem a seguir.

Após isso, será aberta a tela onde devem ser preenchidas todas as informações referentes ao documento, para que o mesmo possa ser emitido corretamente. 

A tela de digitação é dividida em blocos para organizar as informações e facilitar o fluxo de emissão, que será detalhado a seguir.

• Dados Gerais

Logo no início da digitação de um novo documento, devem ser inseridas informações como a série, Tipo do CT-e, Tipo do Serviço, quem será o Tomador do Serviço, a data de emissão, CFOP, Natureza da Operação entre outras. 

O campo de Número do CT-e, será preenchido automaticamente com base nos dados informados no Cadastro de Séries, citado anteriormente. O campo “Modal” possui conteúdo fixo “Rodoviário”, pois, neste momento, este é o único modal disponibilizado no InvoiCy para emissão via digitação.

• Prestação de Serviços

Na sequência, o próximo passo é preencher os dados referentes à Prestação do Serviço. Aqui devem ser preenchidas informações sobre o município de início e fim do serviço de transporte e também de início e destino do cálculo de frete.

Logo após, podem ser inseridos detalhes sobre a retirada da carga. Lembrando que essas informações não são obrigatórias.

• Expedidor, Remetente, Destinatário, Recebedor e Tomador

Completadas as etapas anteriores, agora será preciso informar os dados dos envolvidos na operação de transporte, como Expedidor, Remetente, Destinatário , Recebedor e Tomador do serviço.

Caso tenha realizado o cadastro na etapa “Cadastrar Pessoas”, conforme descrito anteriormente, para informar os dados dos envolvidos, basta iniciar a digitação do nome, CPF ou CNPJ que o InvoiCy irá localizar o cadastro e carregar as informações.

Caso algum dos envolvidos não constarem no cadastro, é possível cadastrá-los no momento da digitação do documento, por meio da opção “Cadastrar nova pessoa”, disponível para cada um dos envolvidos na operação.

Ao clicar sobre a opção “Cadastrar nova pessoa”, será aberta a tela para informar os dados necessários para este cadastro, onde devem ser preenchidas as informações e depois clicar em “Salvar” para que os dados sejam gravados pelo sistema.

• Documentos Originários

Avançando no preenchimento do documento, o próximo passo é informar os dados dos “Documentos Originários”, que podem ser selecionados no campo “Tipo de documento”. Ao selecionar uma das opções serão exibidos novos campos conforme o tipo de documento selecionado. Esses dados devem ser preenchidos corretamente para evitar rejeição do documento por parte da Sefaz.

Após inserir as informações, é preciso clicar no botão “Inserir”, para salvar os dados. Caso houver mais documentos originários é possível repetir o processo.

Os documentos inseridos serão listados logo abaixo, juntamente com opção de editar as informações e excluir um ou mais documentos.

Para cada documento originário inserido na digitação do CT-e, há um ícone que direciona para a tela onde podem ser informadas as Unidades de Carga e Unidades de Transporte. Essas informações não são obrigatórias e devem ser utilizadas conforme necessidade de operação de cada empresa ou mesmo de cada documento.

Ao clicar no ícone destacado na imagem anterior, será aberta a tela para inserir as informações de unidades de carga e transporte.

Para informar unidades de transporte, é necessário selecionar “Transporte”, no campo Informações das unidades e depois preencher os dados solicitados na tela. Após preencher as informações é preciso clicar em “Inserir” para salvar os dados.

Ao clicar em “Inserir”, as informações são gravadas e listadas logo abaixo, juntamente com opções de editar e excluir. 

Finalizado o preenchimento das unidades de transporte, agora é possível informar as unidades de carga e também os lacres. Para isso, há ícones específicos para cada uma das opções. Esses ícones estão localizados conforme mostra a imagem a seguir.

Também é possível informar as unidades de carga de forma independente, ou seja, sem informar as unidades de transporte. Para isso, na tela de “Informações de unidades de carga e transporte”, deve-se selecionar “Carga”, no campo “Informações das unidades”. Conforme imagem a seguir.

Preenchidas as informações, é preciso clicar na opção “Inserir” para gravar e exibir os campos informados logo abaixo, conforme imagem a seguir.

Ao listar as informações da unidade de carga, será exibido um ícone que dará acesso à tela para informações de “Lacres”, que se for necessário, devem ser preenchidas. 

• Informações do Modal Rodoviário

Na próxima etapa da digitação de um CT-e devem ser preenchidas informações sobre o modal Rodoviário, como RNTRC do emitente e as ordens de coleta, caso houver. 

Para informar os dados das ordens de coleta, basta clicar no no texto “Ordens de coleta e carga”, que uma nova tela conforme a imagem a seguir será exibida.

Nessa tela devem ser informados os campos de acordo com a necessidade, após finalizar, é preciso clicar no botão “Inserir” para salvar as informações. Após isso, serão exibidas logo abaixo as informações cadastradas, juntamente com opções para editar e excluir, caso for necessário.

• Informações sobre a carga

A seguir, devem ser preenchidas informações sobre a carga, como o produto predominante  e o valor que são obrigatórias e ainda poderão ser informados o valor para averbação e outras características, conforme a necessidade.

Ainda nas informações da carga, devem ser inseridos os dados referente “Quantidades”, como por exemplo peso ou volume, nos respectivos campos, conforme imagem a  seguir.

Na tela de quantidades, há ainda mais 3 opções, Veículos novos, Documentos anteriores e Autorizados download XML, que serão detalhadas a seguir:

• Veículos novos – Caso o serviço de frete se tratar de transporte de veículos novos, são necessárias algumas informações específicas, que podem ser informadas clicando na opção “Veículos novos”.

Na tela que será exibida devem ser informados todos os campos, visto que são obrigatórios conforme exigência da Sefaz.

Após preencher as informações é preciso clicar em “Inserir” para que o sistema possa salvar as mesmas. Caso for preciso, há opção para alterar e excluir o que foi informado.

• Documentos anteriores – Esta opção vai estar disponível conforme o campo “Tipo de Serviço”, informado logo no início da digitação do CT-e. Sendo que os tipos que habilitam essa opção são Subcontratação, Redespacho e Redespacho Intermediário. 

Para informar os documentos anteriores, será exibida a tela correspondente, onde deverão ser informados os campos, observando que todos são obrigatórios por exigência da Sefaz. Após isso, deve-se clicar no botão “Inserir” para salvar os dados.

• Autorizados download XML – Essa opção permite que sejam cadastrados CPF ou CNPJ de pessoas ou empresas que poderão realizar o download do XML do CT-e que está sendo emitido. Para informar quem poderá baixar o XML do CT-e, basta clicar no texto “Autorizados download XML” que uma nova tela será exibida, conforme imagem a seguir.

Nessa tela, é preciso informar o CPF ou CNPJ e depois clicar em “inserir” para salvar a informação. Há também as opções de alterar e excluir o registro que foi cadastrado.

• Valores

• Faturas – Nessa etapa da digitação, devem ser informados os dados das faturas referentes ao documento que está sendo emitido, caso houver. 

• Totais – Aqui deve ser informado o valor da prestação do serviço de transporte referente ao CT-e que está sendo emitido, além de ser possível informar o “Valor a receber” pelo serviço.

• Impostos – Nesta etapa devem ser informados os dados referente aos impostos envolvidos na prestação do serviço. Conforme mostra a imagem a seguir, devem ser informados dados sobre a Situação tributária, valor total bruto, base de cálculo, alíquota e valor do ICMS.

Logo após informar os impostos referentes ao serviço de transporte, há opções para informar Duplicatas, Componentes do valor da prestação e dados sobre o ICMS partilhado. A seguir detalhamos cada uma dessas opções.

• Duplicatas – Informar a(s) duplicata(s) referente(s) so serviço prestado, se for o caso. Ao clicar no no texto “Duplicatas” será exibida a tela para informar o número da duplicata, data de vencimento e valor, conforme mostra a imagem a seguir.
  
• Componentes do valor da prestação – Devem ser informados os valores dos componentes da prestação do serviço, como pedágios, por exemplo. Ao clicar sobre o texto “Componentes do valor da prestação”, será exibida a tela para informar o ”Nome do componente” e o “Valor”. Depois de informar os dados, para salvar é preciso clicar em “Inserir”.
  
  

Seguindo na emissão do CT-e, as próximas informações a serem preenchidas são referentes aos Dados adicionais e Informações adicionais.

Nos “Dados adicionais” é possível relacionar um texto a um campo específico que irá ser gerado no XML do documento. Esse campo pode ser usado por sistemas de gestão para identificarem informações específicas a partir da importação do XML do CT-e.

As últimas informações a serem inseridas na emissão do Ct-e são as “Informações adicionais”, que são de uso livre, podendo ser informados dados específicos ou observações que não constam nas demais informações.

Finalizada a etapa de inserir os dados do CT-e, é possível visualizar como todas as informações serão apresentadas no DACTE, clicando no botão “Pré-visualizar”. Após conferir as informações, basta fechar a tela e retornar para a tela anterior onde será possível emitir o documento clicando no botão “Emitir”. Lembrando que a pré-visualização é uma etapa opcional apenas para conferência dos dados, sendo assim, o documento poderá ser emitido normalmente sem essa etapa.

Ao emitir o documento, o InvoiCy irá verificar se todos os campos obrigatórios estão preenchidos, caso algum campo não foi informado, será exibida uma mensagem de erro conforme a imagem abaixo.

Ao fechar a mensagem, será possível realizar uma verificação nas informações para corrigir o erro. Para facilitar a localização dos campos que estão com dados inválidos ou sem informação, o InvoiCy irá destacá-los com a cor vermelha, conforme imagem a seguir.

Caso todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, o InvoiCy irá enviar o CT-e para a Sefaz, que fará as devidas validações e se houver erro, será apresentada uma tela conforme imagem a seguir, mostrando que o documento foi rejeitado e qual foi o retorno da Sefaz.

Se no momento do envio a Sefaz retornar que o documento foi rejeitado, é possível revisar e corrigir as informações por meio da opção “Editar”, que irá direcionar novamente para a tela de preenchimento do documento.

Se ao enviar o documento para a Sefaz as informações estiverem todas em conformidade com as regras de validação, o retorno será conforme a imagem a seguir.

Quando o documento retornar como”Autorizado”, o InvoiCy apresenta a opção “Download” que permite baixar o DACTE em PDF e também a opção “Duplicar”, que permite aproveitar os dados preenchidos no documento atual para emitir um novo. Essa funcionalidade poderá ser usada quando precisar emitir documentos que possuem algumas informações em comum.

Com isso, a emissão do CT-e está finalizada, caso precisar emitir outro documento, poderá clicar no botão “Novo Documento”, assim, será exibida a tela de digitação para iniciar o preenchimento dos dados de um novo documento.

Emissão de CT-e Simplificado via digitação

O CT-e simplificado visa facilitar a emissão do “Conhecimentos de Transporte Eletrônico”, para prestadores de serviços de transporte intermunicipal ou interestadual que tenham um único tomador de serviços. Nesse novo método o transportador pode emitir um único CT-e par todas as prestações realizadas para esse tomador, sendo por veículo e por viagem.

Para realizar a emissão do CT-e simplificado através da digitação d InvoiCy, primeiramente no preenchimento do documento precisamos selecionar o “tipo de CT-e” como “Simplificado”. Ao selecionar este  tipo de CT-e, uma nova seção de informações é apresentada na tela que detalharemos a seguir.

Como comentado mais acima o CT-e simplificado precisa ser emitido para um único tomador, desta forma iremos preencher o campo destinatário com os dados do mesmo. O tomador em questão precisa ser cadastrado anteriormente através da tela de “Cadastro de pessoas” detalhados no tópico 2 deste mesmo artigo.

Feito o preenchimento dos dados do tomador, seguimos então para o detalhamento do serviço. Esses campos destacam todos os dados relacionados ao início e término da prestação de serviço. Após preencher todos os campos obrigatórios e confirmar a “inserção” clicando sobre o botão de “Inserir”, duas novas opções são disponibilizadas.

Na seção “Componentes do Valor da Prestação”, é possível destacar os componentes da prestação e seus respectivos valores.

Após preencher os campos necessários e clicar em “Inserir”, todos os componentes ficam disponíveis abaixo para edição. É possível editá-los individualmente ou selecionar todos para exclusão.

Ao selecionar a opção “Informações das NF-e”, é possível vincular as respectivas NF-e’s à prestação do CT-e em questão.

Preencha os campos disponíveis e clique em “Inserir”. Os documentos vinculados ficam listados abaixo para edição ou exclusão.

Após vincular o documento, outras duas opções estão disponíveis, sendo elas: “Informações das Unidades de Carga” e “Informações das Unidades de Transporte”

Ao selecionar “Informações das Unidades de Carga”, preencha os dados referentes à carga. Após inserir, essas informações também ficam disponíveis para edição ou exclusão. Além disso, a opção de vinculação do lacre estará disponível para preenchimento neste momento.

Com a seleção da “Informações das Unidades de Transporte”, os dados relativos ao transporte da carga podem ser preenchidos. Assim como nas demais telas, os dados inseridos e salvos nesses campos também podem ser editados ou excluídos conforme necessário.

Com a inserção dos dados de transporte, mais duas opções são apresentadas: “Abrir Próximo Nível de Registro” e “Lacres”

A opção “Abrir Próximo Nível de Registro” permite preencher informações adicionais sobre a unidade de carga, juntamente com a vinculação do lacre.

Ao listar as informações da unidade de carga, um ícone dará acesso à tela para informações sobre lacres. Caso necessário, esses detalhes devem ser preenchidos.

Feito o preenchimento de todos esses dados, podemos dar sequência no preenchimento do CT-e, informando então as informações da carga, do modal rodoviário, dos impostos e da cobrança com base nos passos já descritos mais acima neste mesmo artigo.