Cadastro de Empresa

Neste artigo, explicaremos detalhadamente sobre como realizar o cadastro de uma nova empresa via tela. Este processo é dividido em 6 etapas, para facilitar a inserção de todas as informações necessárias, desde os dados cadastrais básicos da empresa (razão social, CNPJ, endereço) até as configurações fiscais específicas (regime tributário, certificado digital).

No "Painel de Controle" do InvoiCy, localize o grupo Configurações do Parceiro – Gerenciamento e clique em "Nova Empresa", conforme destacado abaixo:

Dados da Empresa

Para iniciar este cadastro preencha corretamente as informações solicitadas na tela relacionada aos dados da empresa, para garantir a validação do cadastro. Informando dados como o nome fantasia, apelido, a razão social, CNPJ, o endereço e a chave de parceiro.

Ressaltando que, o parceiro não é responsável pela geração da chave de parceiro, no entanto, esta chave será repassada a ele para que o mesmo possa informá-la neste campo.

No campo "E-mail para Notificações" é necessário informar um endereço válido para receber e-mails do InvoiCy.

Para mais informações sobre os e-mails para notificações, acesse o artigo: E-mails para Notificações.

Após preencher todos os campos, clique em "Cadastrar", para que seja gerada a chave de acesso do emissor e apresentada a tela relacionada ao certificado. Se não pretende continuar com o cadastro, clique em "Sair do Wizard" para retornar ao menu.

Licenciamento

Em seguida, ao avançar para a próxima etapa, será apresentada a tela "Licenciamento", com informações sobre os módulos disponíveis para solicitação de licença. Vale ressaltar que essa etapa só irá aparecer se o cadastro for no ambiente de produção.

Para solicitar uma licença para a empresa selecione os módulos desejados, e então será apresentada em tela os contratos que o usuário tem disponível para cada módulo selecionado. Caso tenha mais de um contrato, os mesmos serão apresentados, permitindo determinar qual contrato será atribuído para a empresa que está sendo cadastrada.

Após selecionar os módulos e definir os contratos que serão atribuídos para a empresa, clique em "Solicitar Licença", para que o InvoiCy realize a solicitação das licenças imediamente. Se ocorrer algum problema será apresentada para o usuário uma mensagem em tela, possibilitando que o mesmo altere as informações e tente solicitar novamente a licença.

Ressaltando que, se não for definido nenhum contrato durante o cadastro da empresa, a licença será solicitada automaticamente, mas somente na primeira emissão da empresa.

Neste processo também será controlado o estoque de licenças do parceiro, ou seja, se o mesmo possui licenças disponíveis para os módulos selecionados. Caso não possua mais licenças ativas será exibida uma mensagem em tela para conhecimento do usuário.

Vale ressaltar, que esta e todas as demais etapas posteriores do Wizard podem ser puladas. Contudo, o cadastro da empresa não será descartado, somente o deixará incompleto.

É importante destacar, que o licenciamento das empresas também pode ser executado via Web Service ou API REST. Para mais informações sobre estes processos, consulte os artigos: Licenciamento para Empresas via Web Service e Endpoints de Empresas.

Informar Certificado

Nesta etapa, informe o certificado digital de sua empresa, que pode ser do tipo A1 ou A3. Com o intuito de utilizar o certificado do tipo A1, informe o apelido e a senha, e insira o certificado através de um arquivo .PFX na opção de escolher arquivo. Ao optar pelo certificado do tipo A3 não será necessário informar nenhum arquivo ou senha, somente um apelido para o certificado.

Para mais informações sobre o certificado digital, acesse o artigo: Certificados.

Destacando que, para as empresas que emitem no módulo NFS-e não será possível fazer uso do certificado A3. E para as empresas que emitem em mais de um módulo a configuração do certificado digital será geral, ou seja, não será possível emitir NF-e com certificado A1 e CT-e com certificado A3.

Existem 3 opções para cadastrar o certificado:

Cadastrar Novo Certificado: Esta será a opção padrão, onde o usuário poderá informar normalmente o seu certificado digital, inserindo os dados necessários corretamente.
Usar Certificado da Matriz: Esta opção estará disponível somente se uma filial for cadastrada, e a matriz possuir um certificado digital cadastrado. Ao selecionar esta opção os campos serão desabilitados e preenchidos automaticamente.
Usar Certificado já Cadastrado: Esta opção será habilitada somente se o parceiro possuir certificados cadastrados no painel de certificados do parceiro para a mesma raiz de CNPJ da empresa que está sendo cadastrada. Quando selecionada esta opção serão listados os certificados cadastrados para a mesma raiz de CNPJ, juntamente com seu apelido e data de vencimento. Os demais campos do cadastro estarão desabilitados.

Caixa de E-mail

Nessa etapa, é possível configurar um remetente padrão para receber os e-mails referentes a sua empresa. Para receber e-mails de alertas e notificações do InvoiCy a empresa deve realizar o cadastro de uma caixa de e-mail, que o InvoiCy utilizará para enviar e-mails do emissor aos seus clientes.

Existem 4 opções para cadastrar a caixa de e-mail:

Cadastrar Nova Caixa de E-mail: Esta será a opção padrão, onde o usuário poderá cadastrar normalmente uma caixa de e-mail, inserindo os dados necessários corretamente.
Usar Servidor de E-mail da Matriz: Esta opção será disponibilizada somente se uma filial for cadastrada, e a matriz possuir uma caixa de e-mail configurada. Ao selecionar esta opção, os campos serão desabilitados e preenchidos automaticamente, sendo possível editar apenas o nome do remetente.
Usar Servidor de E-mail já Cadastrado: Esta opção será habilitada somente quando o parceiro possuir uma caixa de e-mail cadastrada na tela de servidores de e-mail. Ao selecionar esta opção serão listadas as caixas cadastradas, juntamente com seu apelido e o e-mail do usuário. Os demais campos do cadastro estarão desabilitados, permitindo apenas alterar o nome do remetente.
Usar Serviço de Envio de E-mails do InvoiCy - Extensão InvoiCy Mail: Nesta opção, é possível utilizar a extensão InvoiCy Mail para o envio de e-mails. Contudo, é preciso que esta extensão esteja ativa.

Além disso, a opção de "Testar E-mail" tem a finalidade de verificar se o e-mail cadastrado está funcionando, e nas opções avançadas será possível mais detalhes sobre o envio de e-mails.

Cadastrar Usuários

Essa etapa permite cadastrar os usuários para a empresa, que terão acesso ao InvoiCy. Bem como, determinar o nível de acesso que cada usuário possui no InvoiCy, através de uma configuração manual ou de um grupo de permissões.

Existem 4 opções para cadastrar um usuário:

Cadastrar Novos Usuários: Nesta opção, é possível cadastrar um novo usuário informando o nome, o e-mail, a senha e o status do mesmo. Em seguida, defina as permissões do usuário, ou seja, as ações que ele poderá executar no sistema. Para isto, vincule o mesmo a um grupo de permissões ou configure manualmente os seus acessos.

Para consultar os detalhes do cadastro de um novo usuário, acesse o artigo: Usuários.

Usar Usuários da Matriz: Se a empresa que está sendo cadastrada for uma filial, esta opção possibilita utilizar os usuários previamente cadastrados para a empresa matriz. Dessa forma, os usuários serão replicados automaticamente para a empresa que está em processo de cadastro. Ao selecionar esta opção, não será mais permitido alterar para nenhuma das demais opções.
Usar Usuários do Grupo de Empresa: Se na etapa de "Dados da Empresa", a empresa em cadastro tenha sido vinculada a um grupo de empresas, esta opção estará habilitada e poderá ser utilizada para replicar os usuários cadastrados nas empresas deste grupo de empresas.
Usar Usuários já Cadastrados: Selecionando está opção, será apresentada uma tela onde será possível vincular os usuários anteriormente cadastrados para a nova empresa a ser cadastrada. Dessa forma, localize o(s) usuário(s) do parceiro e clique sobre "Aplicar Seleção" para vincular os usuários a esta empresa.

Módulo NFS-e

Nesta etapa, encontram-se as configurações necessárias para o envio de NFS-e, que serão apresentadas somente se o parceiro possuir licença para o módulo NFS-e, do contrário ele será direcionado para a etapa final do Wizard.

No entanto, se a etapa for habilitada devido ao parceiro ter alguma empresa NFS-e, mas sua empresa atual não integrar com este módulo não é necessário o preenchimento dos campos, podendo dar seguimento ao cadastro clicando no botão "Pular etapa".

Para verificar se o município está integrado acesse o grupo NFS-e, no "Painel de Controle" e clique em "Municípios Integrados", para efetuar uma pesquisa pelo seu município. Se constar na consulta, indica que o mesmo se encontra integrado com o sistema. Do contrário, clique aqui para mais informações.

Dentre as informações indicadas acima, somente a inscrição municipal, a versão do município e a quantidade máxima de RPS por lote não podem ser alteradas nesta tela, visto que são dados essenciais.

Final

Com a conclusão da inserção das informações requisitadas para realizar o cadastro da empresa, será apresentado um breve resumo das informações da empresa, como o apelido, a chave de acesso que deverá ser utilizada no ERP, AC ou DLL para validar a comunicação e a opção de definir a empresa como modelo. Além disso, através das opções indicadas a seguir, defina se pretende prosseguir com as demais configurações da empresa:

Não: Esta opção indica que o parceiro não pretende prosseguir com as demais configurações.
Sim, Importar Configurações da Matriz: Se esta opção for selecionada, os parâmetros configurados para a empresa matriz, juntamente com a logomarca serão replicados para a empresa que está sendo cadastrada. Para executar a importação dos dados, realize a confirmação desta ação.
Sim, Copiar Configurações de Outra Empresa: Esta opção habilita o botão "Selecionar empresa", que permite acessar as empresas do parceiro, priorizando as empresas definidas como empresa modelo (destacadas em negrito), além de possibilitar a localização qualquer outra empresa cadastrada anteriormente, por meio da função de pesquisar.

Somente uma empresa pode ser selecionada para que seja utilizada como replicação dos dados. Se mais empresas forem selecionadas, será utilizada a primeira empresa da opção "Seleção de empresa para a replicação". Por fim, ao finalizar todas as configurações do cadastro de empresa, confirme o cadastro da mesma, através do botão "Finalizar".

Com o cadastro concluído, a empresa terá acesso completo ao sistema e a todas as funcionalidades da plataforma InvoiCy, incluindo a emissão e a consulta de documentos fiscais eletrônicos.