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Caixas de E-mail

Este artigo tem como intuito detalhar as funcionalidades da caixa de e-mail no InvoiCy, que é necessária para o recebimento de notificações e alertas, bem como para a leitura de e-mails. Por meio destas funcionalidades, as empresas podem cadastrar diferentes e-mails para cada processo.

Para que sua empresa possa utilizar os recursos de e-mail do InvoiCy e, principalmente, receber os e-mails de alertas e notificações e realizar a leitura de e-mails, é preciso cadastrar caixas de e-mail. Estas caixas serão responsáveis por realizar o envio de e-mails aos seus clientes em nome da aplicação e do emissor e receber documentos para a leitura e posterior importação para o InvoiCy.

Configurações

Para garantir mais proteção, além de usar senhas diferentes em suas contas nos aplicativos e sites, os serviços de webmail (Gmail, Outlook, Yahoo) oferecem um modo de reforçar a segurança digital. Através de duas formas diferentes de confirmação de identidade: a senha e um método de contato (também conhecido como informações de segurança).

Dessa forma, a verificação em duas etapas tem como intuito impedir tentativas de acesso desconhecido, para que suas informações não possam ser acessadas sem estas confirmações de segurança.

Com a verificação em duas etapas ativada, será enviado um código de segurança para seu e-mail, dispositivo móvel ou aplicativo autenticador, toda vez que você tentar acessar sua conta através de um dispositivo que não seja confiável. No entanto, se a verificação em duas etapas estiver desativada, será necessário confirmar a sua identidade usando códigos de segurança somente de forma periódica e em situações em que a segurança de sua conta esteja em risco.

Aplicativos e dispositivos específicos não utilizam códigos de segurança regulares. Consequentemente, uma senha de aplicativo é necessária para resolver erros de "senha incorreta" nessas plataformas. Esta senha é disponibilizada somente após a ativação da verificação em duas etapas pelo usuário. Se esta última não estiver configurada, a seção "Senhas de aplicativo" não será exibida na página "Opções Adicionais de Segurança".

Para gerar uma senha de aplicativo, siga os passos descritos abaixo:

• Gmail: Acesse sua conta do Google e selecione Segurança. Em "Como fazer login no Google", clique em Senhas de App (pode ser necessário fazer login). A ausência desta opção pode indicar que a verificação em duas etapas não está configurada na sua conta; a verificação em duas etapas está configurada somente para chaves de segurança; você utiliza uma conta do trabalho, da escola ou de outra organização; ou você ativou a Proteção Avançada.

Em seguida, na parte inferior, clique em "Selecionar App" e escolha o aplicativo em uso; em "Selecionar Dispositivo", selecione o dispositivo em uso e, posteriormente, clique em "Gerar". Siga as instruções para inserir a senha do app que corresponde ao código de 16 caracteres exibido na barra amarela do seu dispositivo. Por fim, toque em "Concluído".

Para que a caixa de e-mail realize a leitura dos documentos, é necessário configurar o POP. Para isso, acesse a tela de configurações e selecione a opção "Encaminhamento e POP/MAP". Em "Download POP", escolha a opção "Ativar POP para todos os e-mails". Nesta mesma tela, na opção 2, não é recomendado selecionar a opção "Manter Cópia do E-mail de Migrate Company na Caixa de Entrada" no combo.

• Outlook: Acesse a página de noções básicas de segurança e faça login em sua conta Microsoft. Selecione "Mais opções de Segurança" e, em "Senhas de aplicativos", clique em "Criar uma nova senha de aplicativo". A nova senha será gerada e exibida na tela. Insira a senha do aplicativo no local onde você normalmente digitaria a senha da conta Microsoft no aplicativo.

• Yahoo: Realize o login na página de segurança de sua conta Yahoo. Clique em "Gerar Senha de Aplicativo" ou "Gerar e Gerenciar Senhas de Aplicativos". Informe o nome do seu aplicativo no campo de texto e clique em "Gerar Senha". Siga as instruções relacionadas à senha do aplicativo e clique em "Concluído".

Cadastro via Tela para Empresa

Com o intuito de realizar o cadastro de caixas de e-mail para a empresa, acesse o "Painel de Controle" do InvoiCy, localize o grupo Empresa e clique sobre o ícone "Caixas de E-mail", conforme destacado abaixo:

Ressaltando que, para realizar o cadastro de uma nova caixa de e-mail, a extensão InvoiCy Mail precisa estar desativada.

Através deste ícone, podem ser configuradas as caixas para envio de e-mails, que correspondem às caixas de saída, onde o InvoiCy utilizará estes dados para enviar e-mails relacionados às notificações e alertas, aos destinatários que constam nos documentos de emissão da empresa.

Também, é possível efetuar o cadastro de caixas para leitura de e-mails, contudo, é importante destacar que esta opção será disponibilizada somente se a extensão Importação de Documentos estiver ativada. Estas caixas para leitura correspondem as caixas de entrada, onde a empresa emissora realizará o envio de documentos para a conta de e-mail configurada, e o InvoiCy fará a leitura destas caixas e importará os documentos para si mesmo.

Destacando que, deve ser selecionada uma caixa específica para esta função, pois o serviço da aplicação realiza a leitura do e-mail e a exclusão em seguida. Além disso, podem ser configuradas inúmeras caixas de e-mail para envio e leitura, sendo possível visualizá-las de acordo com o seu status.

Se a empresa pretende receber e-mails das notificações e alertas da aplicação, é necessário configurar uma caixa para envio de e-mails clicando no botão "Outro Provedor". Caso o botão "Outro Provedor" não esteja disponível deve-se entrar em contato com o usuário parceiro, solicitando permissão para cadastrar a caixa de e-mail, ou solicitar que o próprio parceiro efetue o cadastro da caixa de e-mail.

Informe os dados da caixa de saída que o InvoiCy utilizará para enviar os e-mails da empresa, como apelido da caixa, nome e e-mail do remetente, usuário, senha e selecione o status da caixa ativa como "Ativo". Nas opções avançadas, configure o endereço SMTP, porta, se possui conexão SSL, autenticação, validação do certificado digital e o tempo de timeout. Além disso, é possível realizar um teste para verificar a comunicação com a caixa de e-mail, através do botão "Testar E-mail.

Ao cadastrar uma caixa de e-mail por esta tela, automaticamente será realizado o cadastro da mesma na tela de servidores de e-mails do parceiro, vinculando com a respectiva empresa.

Após finalizar, é preciso clicar no botão "Salvar" para registrar as informações. Os dados inseridos serão listados na tela anterior, juntamente com as opções de edição e exclusão.

Por meio desta opção de edição, é possível desabilitar o envio de e-mails para as caixas de e-mail cadastradas, ao desmarcar o campo "Caixa Ativa". Para confirmar esta alteração, clique em "Salvar".

O usuário também tem a possibilidade de importar para as filiais as caixas de e-mail da matriz, se a mesma possuir uma caixa de e-mail configurada. Através do botão "Importar da matriz", as informações serão preenchidas automaticamente, permitindo alterar somente o nome do remetente.

Para o usuário parceiro que possui caixas de e-mail cadastradas, existe a opção de importar a caixa de e-mail do parceiro, através do botão "Importar do Parceiro", onde poderá escolher a caixa de e-mail que deseja importar, se existir mais de uma. As informações serão preenchidas automaticamente, permitindo alterar somente o nome do remetente.

Como exemplo utilizamos uma conta de e-mail usando o servidor do Gmail (Google), o qual retornou erro de configuração e através de um e-mail o serviço avisou sobre a falha ocorrida. Desta forma, observou-se que no caso do provedor do Google, a conta de e-mail exige uma configuração específica para utilizar a comunicação via e-mail, onde deve-se ativar a opção "Permitir aplicativos menos seguros" ou "Allow less secure apps".

Vale ressaltar, que no cadastro de caixa para leitura de e-mails, os campos a serem preenchidos são os mesmos, exceto pelo nome do remetente, que não é necessário.

Cadastrar Servidor para Parceiro

Para vincular múltiplas empresas a uma determinada caixa de leitura ou envio de e-mails, o InvoiCy disponibiliza uma funcionalidade em tela para que os usuários parceiros possam cadastrar estas caixas, e vincular as múltiplas empresas simultaneamente.

Esta funcionalidade pode ser acessada através do ícone "Servidores de E-mail", localizado no grupo Configurações do Parceiro - Gerenciamento em "Painel de Controle", conforme evidenciado a seguir:

Ao acessar a tela de servidor de e-mail, será exibida uma listagem de todos os servidores de e-mail que o usuário parceiro tem cadastrado, e a quantidade de empresas vinculadas a cada um. Também serão disponibilizados filtros como: CNPJ, apelido da empresa, endereço de e-mail e apelido do usuário para facilitar a busca pelos servidores de e-mail cadastrados.

Com o intuito de realizar o cadastro de um novo servidor de e-mail, clique sobre a opção "Outro Provedor". Em seguida, informe os dados requisitados, como o tipo de caixa (envio, leitura ou ambos), apelido para a caixa, nome do remetente, e-mail, senha, chave de parceiro e status.

Além disso, por meio da opção "Opções Avançadas" é possível preencher informações mais específicas sobre os campos do cadastro. Do contrário, se um servidor de e-mail for cadastrado previamente para o mesmo host, as opções avançadas serão preenchidas automaticamente.

A opção de "Testar E-mail" tem a finalidade de verificar se o e-mail cadastrado está funcionando, enviando um e-mail de teste para a caixa que está sendo cadastrada.

Após finalizar, é preciso clicar no botão "Salvar" para registrar as informações. Os dados inseridos serão listados na tela anterior, juntamente com as opções de edição e exclusão das informações.

Por meio da opção "Vincular Empresas", habilitada ao salvar as informações do cadastro e localizada ao final da tela exibida ao editar determinado servidor de e-mail cadastrado, é possível vincular empresas a esta caixa de e-mail, que automaticamente a caixa será listada na tela de caixas de e-mails das empresas que foram vinculadas.

E-mails para Notificações

Este artigo aborda a funcionalidade de e-mails para notificações, em que permite que os usuários efetuem o cadastro de endereços de e-mail para receberem notificações de múltiplas empresas simultaneamente. Ressaltando que, é preciso possuir uma caixa de e-mail configurada para enviar estes e-mails de notificação.

No "Painel de Controle" do InvoiCy, localize o grupo Configurações do Parceiro - Gerenciamento e clique em "E-mails para Notificações" para iniciar o processo de cadastro dos endereços de e-mails, conforme demonstrado abaixo:

Através deste ícone será apresentada uma nova tela, onde serão exibidos os e-mails previamente cadastrados e empresas vinculadas, juntamente com a opção de editar e excluir estes e-mails.

Selecionando a opção "Novo E-mail", será possível cadastrar um novo endereço de e-mail, ao preencher as informações solicitadas. Adicionalmente, há a possibilidade de utilizar um e-mail já registrado por um usuário existente no InvoiCy para efetuar este cadastro.

Além disso, a opção de "Vincular Empresas", permite associar empresas específicas a este endereço de e-mail. Bem como, poderá definir os tipos de notificação que o e-mail receberá em relação a cada empresa, após vincular determinada empresa a este e-mail. Ao concluir a inserção dos dados, clique no botão "Salvar" para registrar as informações.

As notificações serão enviadas tanto para o endereço cadastrado nos dados da empresa, como para o endereço cadastrado na tela de e-mails para notificações.

Com este cadastro, é possível determinar o tipo de notificação que deseja enviar para cada endereço de e-mail, removendo a necessidade de um único e-mail ser responsável pela gestão de todas as notificações de ocorrências geradas na aplicação.

Destacando que, para cada notificação será enviado um único e-mail para os endereços cadastrados, ou seja, todos que o receberem poderão visualizar a lista de destinatários aos quais este e-mail foi enviado.

Inativação de Caixas de E-mail Microsoft

Com o intuito de evitar o consumo desnecessário de recursos da plataforma, o InvoiCy realiza a validação de alguns códigos de retorno de erro relacionados às caixas de e-mail da Microsoft. Na hipótese de uma falha de comunicação entre a caixa de e-mail registrada e o InvoiCy, e caso um dos erros listados abaixo se manifeste, a caixa será automaticamente inativada no primeiro retorno de erro.

Veja a descrição dos erros que causam essa inativação:

ERRO	DESCRIÇÃO
AADSTS70000	O acesso não é válido. Verifique o status da sua caixa de e-mail com o provedor.
AADSTS700082	Acesso expirado devido à inatividade. Refaça o cadastro da caixa de e-mail.
AADSTS50173	Acesso expirado no provedor. Refaça o cadastro da caixa de e-mail.
AADSTS9002313	Problema de comunicação com o provedor. Refaça o cadastro da caixa; se persistir, contate o suporte.
AADSTS900144	Acesso expirado no provedor. Refaça o cadastro da caixa de e-mail.
AADSTS50079	Problema na autenticação. Inscreva-se na autenticação multifator para acessar.
AADSTS50076	Problema na autenticação. Inscreva-se na autenticação multifator para acessar.

Para mais informações sobre os códigos de retorno da Microsoft, clique aqui.

Com a inativação realizada, o InvoiCy enviará um aviso para o e-mail cadastrado no campo "E-mail para notificações", nos Dados da Empresa em "Painel de Controle". Caso este e-mail não esteja informado, o sistema registrará a notificação de inativação na aba de notificações do InvoiCy. Esta aba pode ser acessada através do ícone de 🔔, no canto superior direito do InvoiCy.

Se o endereço de e-mail destinado ao recebimento de notificações ainda não estiver registrado, é necessário proceder com o seu cadastro. Este processo pode ser realizado através do ícone específico de e-mails para notificações.

A inativação pode ocorrer tanto para caixas de envio quanto para caixas de leitura de e-mails. Por isso, é essencial normalizar a caixa o mais rápido possível após receber a notificação de desativação, para evitar impacto no processo de importação e envio de documentos.