Descarte de documentos

Olá, neste artigo iremos explicar como proceder para descartar um documento que já foi emitido anteriormente.

Durante o processo de emissão dos documentos fiscais podem acontecer inúmeros imprevistos que impedem de obter o status final do documento. Quando o emitente desconhece o que aconteceu com o seu documento enviado, ou não possui o status final do mesmo, recomenda-se emitir um novo documento avançando a numeração, e descartar o documento emitido anteriormente.

Existem duas formas para efetuar o descarte dos documentos. Explicaremos a seguir cada uma das formas, com exemplos da estrutura XML que deve ser enviada ao InvoiCy.

Para facilitar a inutilização ou o cancelamento de um documento que precisou ser emitido em contingência, o InvoiCy disponibiliza no layout de integração um grupo chamado “SubstituirDocumento”, onde poderá ser informado o número e a série do documento que deverá ser substituído. O InvoiCy detectará automaticamente quando a SEFAZ de origem do emissor voltar a operar e irá inutilizar ou cancelar o documento marcado como substituído, dependendo de qual status ele apresentar junto a SEFAZ.

Basta enviar a seguinte estrutura de tags, como demonstra a imagem abaixo. Nos campos nNFSubstituta e serieSubstituta, deve-se informar o número e série do documento que irá substituir o documento descartado. Clique aqui para fazer download do exemplo.

Essa estrutura deve ser convertida para texto e enviada dentro da tag “Parametros”, como demonstra a imagem a seguir. Na tag “Documento” deve-se enviar o novo documento avançando a numeração, e na tag parâmetros informar o documento que foi emitido anteriormente e que será substituído agora.

Nesse caso deve-se gerar a chave de comunicação preenchendo a tag <EmpCK>, concatenando a chave de acesso da empresa juntamente com o conteúdo XML enviado na tag <Documento>. Para mais informações sobre como gerar a Chave EmpCK acesse o artigo Gerando o código Hash no formato MD5.

Clique aqui para fazer download do XML exibido na imagem.

Após, ao acessar os detalhes do documento que efetuou o descarte, na aba Descarte pode-se visualizar as informações sobre o processo, como a data e horário que o descarte foi realizado, o status do descarte, e na coluna referência identificar o documento que foi descartado, e bem como o documento que solicitou o descarte.

Por exemplo, de acordo com a imagem acima a NFC-e de número 2036, série 260 referenciou para descarte o documento de número 2035, série 260, que já existia no InvoiCy. Ao acessar os detalhes do documento 2036, na aba descarte serão apresentadas as informações da imagem acima. De acordo com a imagem a coluna ‘Status’ representa o status final da ação de descarte sobre o documento 2035, que nesse caso foi descartado com sucesso.

Ao clicar em qualquer informação da grid o usuário será direcionado para os detalhes do documento 2035. Na aba descarte serão apresentadas as informações da imagem abaixo.

A NFC-e de número 2035, série 260 foi referenciada para descarte pelo documento de número 2036, série 260, e nesse caso a coluna Status traz a informação ‘Não se aplica’, pois essa coluna se refere ao status do descarte em si, que nesse caso foi executado pelo documento 2036, por isso a informação não se aplica aqui no documento 2035.

A segunda forma para efetuar o descarte de um documento é enviar a estrutura XML apresentada a seguir. Após o InvoiCy irá efetuar o processamento desse envio, e irá inutilizar ou cancelar o documento de acordo com o seu status perante a SEFAZ. 

Nas tags NumeroSubstituta e SerieSubstituta deve-se informar o número e série do documento substituto. Clique aqui para fazer download do exemplo.

Basta enviar a estrutura de tags do exemplo acima, convertida para texto e dentro da tag “Documento”, como demonstra a imagem a seguir.

Destacando que nesse caso também deve-se gerar a chave de comunicação para preencher a tag <EmpCK>, concatenando a chave de acesso da empresa juntamente com o conteúdo XML enviado na tag <Documento>. Para mais informações sobre como gerar a Chave EmpCK acesse o artigo Gerando o código Hash no formato MD5.

Clique aqui para efetuar o download do XML exibido na imagem.

Ao enviar esse layout de integração para efetuar o descarte de um documento, não será criada a aba Descarte com as informações nos detalhes do documento, por se tratar de um descarte direto, sem referência de outro documento.

Através da tela inicial do InvoiCy você pode identificar todos os documentos que foram solicitados descarte ou substituição, por meio do filtro ‘Descarte’, como demonstra a imagem abaixo.

Com esta lista de documentos, é possível avaliar pelo status se estes tiveram sucesso no processo de substituição ou descarte.

Os documentos que estão com status Autorizado podem ser marcados e exportados em formato .xls através da opção ‘Exportar lista Microsoft Excel’ disponível também na tela inicial, para auxiliar na montagem da NF-e de devolução, por exemplo.

Em situações de falha no processo de substituição ou descarte, os emissores receberão notificações via e-mail sobre os documentos que não tiveram sucesso no processo. Destacando que para que o recebimento dos e-mails ocorra é necessário possuir uma caixa de e-mail configurada, para mais informações leia o artigo Configurando uma caixa de e-mail.

A tabela abaixo demonstra em quais situações o emissor será notificado com um e-mail.

Ao ocorrer qualquer umas das rejeições citadas acima, será disparado um e-mail ao emissor, contendo as seguintes informações no corpo do e-mail:

Notificação sobre falha na substituição de documentos

Olá, houve uma falha no processo de substituição de documentos.

Empresa: Nome da empresa

Modelo: Modelo do documento

Número: Número do documento

Série: Série do documento

Chave de acesso: Chave de acesso do documento

Motivo: Motivo da rejeição

Ação a ser feita pelo emissor: Ação a ser executada pelo emissor

É importante destacar que se o cliente solicitar o descarte de um documento, e o certificado digital da sua empresa vencer antes do descarte ser executado pelo InvoiCy, manteremos o pedido de descarte por 45 dias no InvoiCy (esse parâmetro está sujeito a modificações). Se dentro desse período a empresa não atualizar o seu certificado digital, o pedido de descarte será  abortado.